Публикувано в сп. „Регал“ на 30.05.2009 г.

Преструктурирането на компанията, консултирано от PricewaterhouseCoopers, е подготовка за внедряване на висок клас ERP система.

Автор: Ивайло Маринов, „ЦБА Асет Мениджмънт“*

*Председател на управителния съвет и изпълнителен директор на направление „Стратегия и развитие“

След като „ЦБА Асет Мениджмънт“ (ЦБА АМ) беше листвана успешно на Българската фондова борса и търговските u площи се утроиха в рамките на година, ние се изправихме пред предизвикателството да управляваме развитието на „порасналата“ компания. Пред ръководството на групата стояха няколко основни въпроса. На първо място бяха различията между стратегия за развитие и текущия оперативен модел. С други думи, знаехме къде искаме и може да достигнем, но с оглед на бързия растеж трябваше оптимално и ефективно да развием фирмената организация и успешно да я надградим. Бяхме постигнали много неща. Чрез публичното предлагане осигурихме финансиране за развитие, въвеждане на нови информационни системи, развитие на собствена логистика и т.н. Успешно финализирахме сделката по придобиването на „Бурлекс 104“, варненска търговска верига от 11 супермаркета. Но вече усещахме нуждата от достъп до т.нар. добри практики в търговията на дребно с оглед на новите мащаби в продажбите, фирменото ни управление и управлението на конкретни системи в компанията. При оборот от близо 45 млн. лв. в края на 2007 г. структурата (и система на управление), въпреки своята голяма гъвкавост, вече забавяше развитието в някои области.

Няколко месеца проучвахме и анализирахме възможностите и нуждите на групата ЦБА АМ. След това избрахме да сключим договор с „ПрайсуотърхаусКупърс“ (PricewaterhouseCoopers) за оптимизиране на операционния модел на компанията, за преглед и оптимизация на бизнес процесите, система за оценки на персонала и правила за възнагражденията в ЦБА АМ. За нас беше ключово компания с подобен опит и достъп до ноу-хау да оцени детайлно и да анализира съществуващите процеси в ЦБА АМ, след което да разработи модел на нова организационна структура и детайлни бизнес процеси, които да съчетават добрите световни практики с нуждите и спецификата на бизнеса ни.

За нас този проект е и подготовка за внедряването на висок клас ERP система за автоматизирано управление на дейностите в компанията.

Проектът включваше пет етапа: преглед на съществуващата структура и бизнес процеси, разработване на бъдещата организация, разработване на оптимизираните бизнес процеси, разработване на система за оценка на персонала, разработване на система за възнаграждение на персонала. Работата стартира през юли 2008 г. и продължи около 6 месеца.

Започнахме с диагностичен преглед на бизнес процесите в организацията и идентифицирахме области за бързо подобрение (Quick Wins). Това ни позволи веднага да стартираме инициативи за подобрение, да поставим конкретни цели и задачи в компанията, независимо че проектът за преструктуриране беше едва в началото.

Новата организационна структура трябваше да отчита направените детайлни проучване и анализ на процесите в компанията, силните ни страни, позволили бурното развитие през последните години, амбициозните ни стратегическите намерения, и разбира се – добрите световни практики. Консултанти от PwC заедно с нас, подчертавам – партнирайки си на всяка стъпка, изготвиха структура, която обособи основните дейности, запази специфичната за нас регионалната гъвкавост, дефинира ясни сфери на отговорност и взаимодействие. Много важен елемент от новата структура е, че тя позволява да се реализират значими синергии от мащаба и централизацията и предоставя по-ясен и по-ефективен процес на вземане на решения. Заради високите темповете на развитие за нас ключово беше структурата да подпомага развитието на управленски капацитет, да подобри контрола и ефективността на бизнес процесите, да подобри комуникацията между съществуващите отдели.

В ЦБА АМ бяха обособени три основни направления, всяко от които със своите специфични отговорности, звена и длъжности. Създадени бяха направленията „Стратегия и развитие“, „Финанси и администрация“ и „Операции“. В „Операции“ са включени всички бизнес процеси, свързани с оперативното управление на структурата – маркетинг, мърчандайзинг, покупки, логистика, региони и търговски. Във „Финанси и администрация“ попадат „Счетоводна отчетност“, „Контролинг и бюджетиране“, ИТ, „Администрация“, „Юрисконсултинг“, а „Стратегия и развитие“ включва „Проектен мениджмънт“, „Развитие“, „Интеграция“ и „Връзки с инвеститорите“.

На следващия етап бизнес процесите в компанията ни бяха описани в по-голям детайл. Тук консултантите ни дадоха много повече от това, което очаквахме и което бяхме уговорили в договора. Там, където видяха, че имаме нужда от тяхната помощ, консултантите описаха и подготвиха някои процеси до ниво конкретни инструкции и бланки. На този етап ключово участие в проекта от страна на ЦБА АМ имаха специалисти от различни направления, ръководителите на отделите и ръководството на компанията – членовете на УС и НС. Съвместната работа ни позволи да надстроим лесно всички процеси, процедури, инструкции, бланки… Резултатите от проекта в тази част вече са видими и се прилагат успешно в ЦБА АМ.

•    Проектираните бизнес процеси сега са документирани в ниво на детайл, което позволява лесно да се прилагат и използват, както и да се трансферират в новопридобитите магазини и/или дружества от ЦБА АМ. Процесите са формирани по начин, който да позволи да използваме оптимално възможностите на ERP системата, като по този начин се намаляват необходимите доработки и времето за внедряване.

•    На основа на новата организационна структура беше създадена структура на длъжностите, йерархията на отчетността и задълженията и отговорностите в ЦБА АМ. Впечатлени сме колко ясно и просто на база на новата структура бяха формулирани ключови роли и отговорности, описани делегираните отговорности на всички нива в йерархията. На тази база бяха изготвени и длъжностни характеристики, стимулиращи както вертикална, така и хоризонтална комуникация.

Разработена бе система за оценка на трудовото представяне на персонала, която се базира върху предварително дефинирани ясни и постижими индивидуални цели. Това осигурява ясна и прозрачна система за оценка и възнаграждение, обвързано с постигнатите резултати. Осигурява също и нужната мотивация, отговорност, ангажираност на всички от екипа в организацията.

В заключение искам да кажа, че благодарение на този проект ние разбрахме кои са правилните хора и какви са нужните умения. Всички служители в групата ни правят плавен преход от силно емоционално обвързани приятели и колеги, основали и развивали фирмата до този момент, към обективно целево ориентирани професионалисти. Едновременно с това – запазвайки духа на компанията, с който е изградена и достигнала до тези нива на развитие и гледайки напред. Сега всеки в още по-голяма степен знае и може по-лесно да допринесе за растежа на цялата компания.

Хората в нашата компания винаги са били на първо място, те направиха и правят нашия успех.